Meine Vorgehensweise
Die verschiedenen Projektphasen
Der zu erreichende Zielzustand wird exakt festgelegt
Ich starte das Projekt stets mit der Zieldefinition. Der Zielzustand wird mittels SMART-Formel eindeutig definiert. Es ist wichtig, dass der Auftraggeber und der Interim Manager das gleiche Verständnis vom Zielzustand haben, damit es im Nachhinein zu keinen Enttäuschungen oder Missverständnissen zwischen den Vertragspartnern kommt. Diese Phase dient auch zur Bestimmung der späteren Zielerreichung des erfolgsabhängigen Teils meines Honorars.
Ich bin am Ort des Geschehens und rede mit Ihren Mitarbeitern
Je nach Aufgabenstellung werden sinnvolle Tools zur Analyse und Dokumentation wie
Mitarbeiterbefragungen
Workshops
Prozessbeobachtungen
SWOT-Analyse
Portfolioanalyse
FMEA
Ishikawa-Diagramm
von mir gewählt und mit diesen die Ist-Analyse durchgeführt.
Ergebnis der Ist-Analyse ist die Dokumentation des Ist-Zustands, u.a. mittels Prozessmodell und Flussdiagramm mit Aufzeigung der Optimierungsmöglichkeiten.
Was müssen wir tun, um das definierte Ziel zu erreichen?
Welche Maßnahmen müssen umgesetzt werden, um den in Phase 1 definierten Zielzustand zu erreichen?
Auch in dieser Phase werden Ihre Mitarbeiter eng von mir eingebunden, um geeignete Lösungen zu entwickeln.
Das Ergebnis dieser Phase ist das Soll-Konzept. In diesem werden von mir Maßnahmen und deren Anteil zur Zielerreichung aufgeführt und welche Ressourcen zur Umsetzung notwendig sind.
Auch aufgrund von internen oder externen Restriktionen aktuell nicht umsetzbare Lösungsvorschläge werden dokumentiert, um diese möglicherweise in der Zukunft umsetzen zu können.
Das Soll-Konzept enthält auch eine Zusammenfassung der bisherigen Arbeit (Managementbericht) und Empfehlungen zur weiteren Vorgehensweise.
Um in Phase 4 zu gelangen bedarf es einer schriftlichen Freigabe des Soll-Konzepts durch den Auftraggeber.
Aus einem Stück Papier wird Wirklichkeit
Die im Soll-Konzept freigegebenen Maßnahmen zur Zielerreichung werden umgesetzt. Je nach Maßnahme werden Projekte gestartet, welche nach den Methoden des Projektmanagements abgearbeitet werden.
In der Umsetzungsphase sind neben Projektmanagementfähigkeiten die Fähigkeiten eines Change Managers gefragt.
Messung, Dokumentation, Nachhaltigkeit des Erreichten
Bereits während Phase 4 wird damit begonnen, bei umgesetzten Maßnahmen deren Wirksamkeit zu überprüfen. In der Evaluationsphase wird kontrolliert und dokumentiert, in welchem Umfang die umgesetzten Maßnahmen dazu beitragen, dass vereinbarte Ziel zu erreichen.
In der Umsetzungsphase gewonnene Erkenntnisse werden verarbeitet und fließen wiederum in weitere Verbesserungen ein.
Des Weiteren ist es in dieser Phase wichtig, die neuen Prozesse so zu etablieren, dass diese auch in Zukunft ohne Präsenz des Interim Managers funktionieren.